Beslissen (auto, relatie, werknemer)

 

Dikwijls zijn we er ons niet eens van bewust dat we een beslissing nemen (naast wie ga ik zitten in de trein) en soms hebben we zelfs niet de tijd er lang over na te denken (uitwijken in het verkeer bijvoorbeeld). Toch zijn er vele situaties waar wel een analyse gemaakt kan worden voor het beste resultaat, dan is “bezinnen vóór beginnen” beter.
Het proces, waarmee bij het beslissen een keuze gemaakt wordt uit meerdere mogelijkheden, noemen we een Wel Overwogen Beslissing, afgekort een WOB.

 

Besluiten, waarbij rationaliteit en belangen zwaar wegen, lenen zich hiervoor. De methode behoort na veel gebruik zelfs een automatisme te worden, omdat ze de kwaliteit van de besluitvorming aanzienlijk verbetert. De WOB is dan het beste alternatief, de minst slechte keuze. Zelfs wanneer je in eerste instantie denkt dat er alleen maar keuze is van ja of nee, kan deze werkwijze gebruikt worden, want na enig denkwerk zijn er in de regel toch meerdere mogelijkheden. Zij ondersteunt bij belangrijke beslissingen het systematisch bedenken van voorwaarden, eisen, wensen, alternatieven en risico's.

Een voorwaarde voor juiste besluitvorming is, dat ze gebaseerd moet zijn op waarheidsgetrouwe en volledige informatie, omdat je anders op het verkeerde been gezet kunt worden. Dit bleek onlangs uit een krantenartikel.

In een tempel in New Delhi waren kandelaars omvergegooid en heilige geschriften verscheurd. De ene religieuze groepering, op gespannen voet levend met de andere, werd beticht van die schanddaad. Bij de ontstane gevechten werden drie mensen gedood. Later bleek dat apen door een open raam de tempel waren binnengeslopen en de chaos hadden aangericht.

De aanvankelijke informatie was correct, immers de aangerichte chaos was waarheid, maar niet de hele. De getrouwheid ervan werd ook geen geweld aangedaan, maar de inlichtingen waren beslist onvolledig. Bij zeer belangrijke beslissingen zal de WOB - methode uitstekend van pas komen, mits ze gebaseerd is op volledige en juiste gegevens.

 

Beslissingen kunnen uiterst belangrijk zijn naar verschillende aspecten, zoals:

Æ  de omvang  (Aankoop van een auto of een huis.)

Æ  de tijd  (In het korte, moeizaam tot stand gekomen gesprek de nadruk op de juiste punten leggen.)

Æ  de latere gevolgen  (Bij een relatie aangaan; personeel aanname; aankoop goederen.)

Æ  de manier van uitvoering  (Een werkmethode toepassen, waaraan grote risico's verbonden zijn.)

Æ het belang  (Algemeen belang, groeps− of eigen belang.)

 

En allereerst komt natuurlijk de vraag aan de orde: “moet ik beslissen?”

Wil de werkwijze optimaal toepasbaar zijn, dan dient het antwoord bij alle drie onderstaande vragen ja te luiden:

Æ  moeten er maatregelen getroffen worden?                 (ja/nee);

Æ  ben ik daarvoor verantwoordelijk?                             (ja/nee);

Æ  moet ik beslissen?                                                       (ja/nee).

 

Bij een drievoudig ja kan het WOB - denkproces succesvol toegepast worden.

Met ik bedoelt men één persoon, maar het kan in deze procedure ook het bestuur of de leiding betekenen.

 

Het denkproces van een WOB wordt onderverdeeld in zes stappen:

1   Vaststellen van het doel.

2   Vaststellen van de voorwaarden.

3   Vinden en beoordelen van alternatieven.

4   Nemen van een voorlopige beslissing.

5   Beoordeling van eventuele nadelige gevolgen hiervan.

6   Nemen van het definitieve besluit.

 

Genoemde zes stappen in het denkproces moeten precies en volledig, en niet halfslachtig gezet worden.

1    Het doel

     Beschrijf kort en duidelijk wat het doel van de beslissing is. Dat mag niet voor tweeërlei uitleg vatbaar zijn. (Vermijd dus kwalificaties als mooier, beter, gemakkelijker, enz.)
Hiermee wordt bereikt dat alle aandacht op het hoofddoel gericht blijft en alle feitelijke informatie daartoe ingewonnen wordt. (Pas op voor die “apen”; de waarheid – de hele waarheid.)

 

2    De voorwaarden

     Bij elke beslissing spelen voorwaarden een rol, bijvoorbeeld: een huis kopen/huren met minstens drie slaapkamers; een baan zoeken binnen een reisafstand van x km, etc.; deze hebben betrekking op:

     Æ  de gewenste resultaten (Wat men wil.)

     Æ  de middelen die daarvoor beschikbaar zijn (Wat men heeft, geld, eigenschappen, voordelen.)

     De voorwaarden voor het gewenste resultaat en de beschikbare middelen kunnen o.a. gevonden worden door vragen te stellen die beginnen met: wie, wat, waar, wanneer, hoe, welke en hoeveel.

 

Uitgaande van het gewenste doel en de middelen kan men letten op:

Bij relaties gewenste duur, activiteiten, ervaringen, getoonde trouw in relaties.
Voor aanname personeel geschiktheid, in team passen, mogelijk rendement, risico.
En bij het inruilen van een auto valt bijv. denken aan:

doelen

Æ  Inruilen huidige auto tegen één die niet ouder is dan drie jaar

Æ  Moet een caravan kunnen trekken van 1250 kg.
N.B. Bepalend zijn de gegevens in het kentekenbewijs,
ook het gewicht van de auto speelt een belangrijke rol als caravantrekker.

Æ  Middelen: maximale bijbetaling € 8.000,‑
(incl. trekhaak, en het eerste jaar geen kosten voor banden, accu, uitlaat en APK-keuring.)

wensen

Æ  Zo laag mogelijke maandelijkse totale kosten.

Æ  Weinig mankementen.

Æ  Zo hoog mogelijke score in enquête naar tevredenheid van gebruikers.

Æ  Een lokale dealer met goede naam en faam.

 

N.B. In dit voorbeeld wordt voorbijgegaan aan andere wensen, zoals airco, automaat, radio, open dak, of wat dan ook. Het gaat hier uitsluitend om de methodiek te verduidelijken. Betrouwbare informatie over de eerste drie wensen is te vinden in recente publicaties. Zie bijvoorbeeld Consumentengids, ANWB-Kampioen, Autokampioen, Autoweek, enz.

 

Met een dergelijke beschrijving weet men precies de grenzen met betrekking tot het doel van de beslissing. Deze moeten nu nog geordend worden naar de relatieve belangrijkheid en voorzien van een weegfactor van 0 tot 10. Meestal zijn er onvoorwaardelijke eisen, en daarnaast zijn er belangrijke wensen.

Voorwaarden vallende onder eisen sluiten alternatieven die hieraan niet voldoen uit; deze moeten éénduidig gedefinieerd, duidelijk begrensd, meetbaar en reëel zijn; een blitse auto voldoet daar niet aan, een bijbetaling van € 8.000,- wel. Ga spaarzaam om met eisen, want ze beperken het aantal andere mogelijkheden.

 

In het voorbeeld zou men tot de volgende voorwaarden kunnen komen:
 

Eisen:

–    bijbetaling maximaal € 8 000,-

–    caravan kunnen trekken van 1250 kg

–    niet ouder dan drie jaar

 

                                                                   weegfactor

Wensen:

–    lage kosten per maand

–    weinig mankementen

–    tevredenheid gebruikers

–    goede kwaliteit garage

10

  8

  3

  5

 

 

Van belang zijnde aspecten moeten ingedeeld worden naar eisen of wensen. En in sommige gevallen is het ook praktisch om aanwezige minpunten apart te benoemen en te waarderen. Bij aanschaf van een auto biedt een proefrit informatie over uitrustingsdetails of wegligging.

 

Bij het kopen of inruilen van een auto worden wensen en eisen nogal eens vastgesteld nadat men zijn zinnen gezet heeft op een bepaalde wagen. Besluit en WOB zijn dan in de verkeerde volgorde gezet; er is in dat geval meer sprake van “liefde” (die blind is) dan van rationaliteit.

 

3    Vinden en beoordelen van alternatieven

       Soms liggen deze voor de hand, soms minder. Als je solliciteert, is beoordeling met deze methode van verscheiden mogelijkheden raadzaam. De formulering van het einddoel, de middelen, de eisen en de wensen bepalen in belangrijke mate of er gemakkelijk opties te vinden zijn. In elk geval behoort te worden voldaan aan de eisen en in enige mate aan de wensen.

Moet in de handel gereageerd worden op een actie van een concurrent, dan is zoeken naar een passende reactie geboden. Overigens, ook niet reageren, moet dan worden overwogen.

 

De mate waarin de alternatieven voldoen aan de wensen, wordt gehonoreerd met een waarderingscijfer van 0 tot 10.

In de beoordelingstabel van de alternatieven wordt het product van weegfactor en waardering opgeteld (weegfactor x waardering = product).

In het voorbeeld wordt meer waarde gehecht aan lage maandelijkse kosten voor de auto dan aan tevredenheid van gebruikers; daarom het eerste vermenigvuldigen met een hoog waarderingscijfer, het andere met een laag cijfer.

 

Oefening met praktische voorbeelden is leerzaam. In het bijzonder het vaststellen van eisen en wensen levert af en toe problemen op. Een eis mag men nooit laten vallen, echter een wens kan ..... óf zelfs helemaal niet, ..... óf slechts gedeeltelijk, vervuld worden. Door aanvankelijk ook voor minder belangrijke zaken deze werkwijze te gebruiken, wordt het “wobben” een ingesleten gewoonte. Het zelfvertrouwen gaat er door groeien.

 

De methode kan het best toegelicht worden met een beschrijvend en een uitgewerkt voorbeeld.

 

Wat maandelijks beschikbaar is voor de auto kan gevonden worden met behulp van de methode zoals beschreven in Huishoudbudget.

 

Beslissings-matrix

 

Alternatief mogelijkheid 1

 

Alternatief  mogelijkheid 2

Eisen :
(beslist aan te voldoen)

Eis 1
Eis 2 
Eis 3  /  ?

Wensen :

(eigenschappen die ze niet alle hebben / wel raadzaam zijn)

informatie over de wens

              ¯

waardering onderling;
op de hori­zontale rij

vermenigvuldig:
weegfactor  x
waardering =
score

informatie over de wens

              ¯

waardering onderling;
op de hori­zontale rij

vermenigvuldig:
weegfactor x
waardering =
score

weegfactor

van een bepaalde wens: a

 



               c



a x c = .....

 



              e



a x e = .....

weegfactor
van een
andere wens: b

 



              d



b x d = .....

 



              f



b x f = .....

Optellen scores

(uitkomst van de optelsom)           +      ........

(Eindscore)                                           +     ........

 

En in het uitgewerkte voorbeeld voor drie auto's:

 

Autokeuze

Auto A

Auto B

Auto C

Eisen:

akkoord

akkoord

akkoord

Bijbetaling

7 600

7 800

8 000

Wensen:                   

               weegfactor

Informatie
      ↓

Waar­dering


Score

Informatie
       ↓

Waar­dering

Product

Informatie        ↓

Waar­dering


Score

Maand. kosten       10

      465

   8

     80

     570

   6

      60

      427

   9

    90

Mankementen          8

     3 x -

   8

     64

    2 x -

   9

      72

     1 x -

 10

    80

Autogids - score      7

     56

   3

     21

     63

   7

      49

      61

   6

    42

Garage                     4

      +

   9

     36

     ++

 10

      40

      +/–

   8

    32

Scores opgeteld =

Eindscore                           201

Eindscore                           221

Eindscore                                  244

 

PS In het voorbeeld is de aanschafprijs van auto A  € 400,‑ voordeliger; dat bedrag is om te rekenen naar een maandbedrag als men de vermoedelijke gebruiksduur schat. (Bij 3 jaar is € 400,‑ : 400/36 = € 11,‑ per maand; de maandelijkse kosten worden daarmee € 454 i.p.v. € 465. Het lagere maandbedrag kan het uiteindelijke waarderingscijfer van de auto's beïnvloeden.)

 

4    Nemen van een voorlopig besluit

Een voorlopige beslissing voor inruil van de auto valt op het alternatief met de hoogste score in punten (244).

Zijn de verschillen gering dan kan de volgende stap wellicht uitsluitsel geven. In een dergelijk geval kan men de twee beste alternatieven meenemen naar de volgende stap in het denkproces.

 

5                                                            Nadelige gevolgen

Consequenties van het voorlopige besluit beoordelen, ook wel risicoanalyse genoemd.

Een nu genomen besluit heeft gevolgen op kortere of langere termijn. Ingrijpende beslissingen vragen meer aandacht voor de risico's tijdens of na de uitvoering.

Wat kan er mis gaan en hoe groot is de kans daarop? (zie risico analyse in <plannen maken>)

Nagegaan moet worden:

Æ  De betrouwbaarheid van:               – de gegevens;

                                                              – de bronnen;

     en daarmee verband houdend:
Zijn ze afkomstig van van elkaar onafhankelijke objectieve bronnen;
Is het de “hele” waarheid (denk aan die “apen”);
Controleer de gegeven antwoorden op: wie, wat, wanneer, hoeveel;

     Besef dat de tevredenheid over eigen exclusief en/of prijzig bezit vaak wordt vertekend. Vaar daarom niet blind op tevredenheids onderzoeken en de informatie van een kennis, die meestal zijn keus rechtvaardigt.

 

Æ  Bestaan er al of niet gewenste gevolgen op korte en op lange termijn;

Æ  Kunnen omstandigheden veranderen;

Æ  Wat is de waarschijnlijkheid en ernst van nadelige gevolgen;

Æ  Zijn er voorzorgsmaatregelen te treffen?

 

6    Het definitieve besluit

Deze voldoet beslist aan de eisen, en is de beste keus als rekening wordt gehouden met de wensen en nadelige gevolgen.

 

Het beschreven denkproces wordt én in de industrie, én in de medische praktijk steeds meer toegepast.

Het werkt als Haarlemmerolie bij beslissingen van grote importantie.

 

Hoe gedetailleerder het voorwerk gedaan wordt, hoe beter het besluit beantwoordt aan de vraag. De manier waarop besloten is bepaalt in sterke mate de bestendigheid ervan.

 

Soort besluit

 

Met behulp van de WOB - methode neemt men goed gefundeerd de meest optimale beslissing.

Een “uitglijer” wordt voorkomen.

 

 

 

Treffende uitspraken:


Besluiteloosheid is een zwakheid, maar niets is moeilijker dan een besluit nemen.
 (Napoleon Bonaparte)
Gewichtige beslissingen vragen:
−  gedegen voorbereiding,
−  gebruik van de WOB – systematiek,
−  en een nachtje er over slapen.
Gedrieën bepalen ze de kwaliteit van het besluit.       (Plume)

 

Literatuur:      SISO-nummer 340.6 (Bibliotheek rubricering)

* Beslissen – C. Rameau – Samson – ISBN 90 14 02684 6

 

 

Een “blitse” auto (‘B 7418’ anno 1924)

 

 

Jongste revisiedatum 01-04-2019