Tijd is geld, zegt een alom bekend spreekwoord. Maar hoe slordig desondanks in bedrijven, in huishoudingen en elders met tijd omgesprongen wordt, is opmerkelijk. En dan te weten dat er, naar men zegt, met goed beheer gemiddeld maar liefst 30% tijd gewonnen kan worden! Door het effectief te beheersen ervan kan aanmerkelijke winst geboekt worden.
Bijna iedereen gaat naar de supermarkt met een boodschappenlijstje, maar niet veel mensen maken een plan voor de besteding van hun tijd. Het boodschappenlijstje vermeldt de echt noodzakelijke dingen; en dat doet een tijdsplan ook. Om praktische redenen geldt dat er enige speelruimte dient te zijn voor de “aanbieding van de week”, dat wil zeggen voor een toevallige omstandigheid. Wordt door deze laatste de beschikbare ruimte echter overschreden, dan zal dat een reden moeten zijn tot afwijzing of tot uitstel. In bijzondere gevallen kan natuurlijk een nieuw plan opgezet worden in het besef dat men afwijkt van het voorgaande.
Dit hoofdstuk is bedoeld als handreiking om in plaats van slaaf......., baas van je tijd te worden. Wanbeheer ervan is één van de grootste veroorzakers van stress. Het is daarom van belang tijdig tot evenwichtig beheer te komen. Een gevoel van spanning is behalve van omstandigheden van buitenaf, ook afhankelijk van hoe je zélf ermee omgaat. Wanneer je datgene wat van buiten komt in de macht hebt, heb je al veel gewonnen.
In tegenstelling tot het blussen van brand, dat alleen achteraf plaatsvindt, moet je het gebruik van tijd vóóraf bepalen. Nadien vaststellen dat deze is omgevlogen, is nét te laat en zorgt zelfs voor spanning.
Efficiënt gebruik van tijd is van grote betekenis voor zowel managers, als voor iedereen die in een korte periode veel problemen, vragen of werkzaamheden op zich ziet afkomen.
Alvorens de vierdaagse in Nijmegen te kunnen lopen, moet je met kortere afstanden beginnen. Met het plannen van tijd is dat niet anders. Je dient eerst een plan te maken voor een korte tijdspanne, bijvoorbeeld een halve of hele dag. Daarbij helpt het alle activiteiten daadwerkelijk op te schrijven. Naast kortere, langere, wezenlijke en bijkomende bezigheden zullen er vast ook tussenzitten die in wezen niet tot de eigen taak behoren. Dan is er wellicht durf en eerlijkheid nodig om vast te stellen, of met je baas te bespreken, welke onderdelen dit precies zijn.
De beste start voor de oplossing van dit probleem is het als zodanig onderkennen. Dat alleen al vermindert getob over te grote werkdruk; temeer als het gevolgd wordt door een plan van aanpak.
Tijdsplanning komt in hoge mate neer op het doen van juiste keuzen. Een van de methoden daartoe is gebaseerd op het maken van een prioriteitenplan en wordt hierna uitvoerig beschreven.
Een tweede methode is de matrix, die met het volgende
overzicht werkt. Deze vergemakkelijkt een logische keuze naar urgentie in tijd
en belang van de zaak. In de vier vakken met de kleine letters, die de
prioriteit aangeven, schrijft men de karweien. (De grootte van de vakken kan men naar behoefte
aanpassen.)
|
Matrix |
zeer belangrijk |
niet belangrijk |
|
zeer urgent |
Nu !! ......................................... |
Delegeren .......................................... |
|
niet urgent |
Plannen ......................................... |
Laten liggen .......................................... |
Voor het beheren van tijd volgens een prioriteitenplan zijn de volgende vijf stappen nodig:
Schrijf al je werkzaamheden op (zaak en werkwoord); bijvoorbeeld: brief schrijven – eten klaarmaken – ramen lappen – berekening opstellen – instructie geven – plan voor tijdsbesteding maken – .
Hierbij moet je trachten concrete doelen te omschrijven in plaats van vage, moeilijk meetbare, zoals: aandacht geven, leidinggeven, en dergelijke.
De tweede stap na de inventarisatie is van zeer grote betekenis omdat jij zélf – of in overleg met je baas – afweegt hoe belangrijk het ene ten opzichte van het andere is.
Aandachtspunten hierbij zijn:
1 de omvang van de activiteit;
2 de ernst of urgentie ervan;
3 wie is de opdrachtgever;
4 het schatten van de groei van het probleem in de tijd;
5 de deadline;
6 het kosten-/batenelement;
7 andere voor jou van belang zijnde aspecten. (aangename/nare karweien; nut; plicht, moraliteit)
Aan elk van de genoemde punten kun je een weegfactor, waarmee vermenigvuldigd wordt, toekennen. Daardoor telt het ene aspect zwaarder dan het andere. Men gebruikt weegfactoren van 1 tot 10. Bijvoorbeeld: groei = 9 x , deadline = 5 x , etc. Groei krijgt daarmede meer punten dan de deadline. Bij minder dan een tiental activiteiten is een weegfactor niet strikt nodig.
Op grond van het gewogen belang in de voorgaande stap volgt nu een keuze van de activiteitenvolgorde naar prioriteit; geef ze een opeenvolgend nummer. Het werkt voor bijna iedereen praktisch en stimulerend in het begin van het plan een paar kleine karweitjes op te nemen. Dat is doelmatig – denk aan het voorbeeld van de snelkassa in de supermarkt voor wachttijdbeperking – en het is ook stimulerend, omdat succes motiveert. Het herschrijven daarna in de juiste volgorde is nuttig om je goed in te leven in het prioriteitenplan.
Het is nu zaak gedurende de tijdspanne waarin je naar prioriteit wilt werken, het gemaakte plan precies uit te voeren. Een inbreuk door derden daarop dient voorkomen te worden. Probeer de extra gevraagde activiteit uit te stellen (Kan dat om …. uur. Mag ik terugbellen. Ik kom langs om ….. uur. e.d.). Het is beslist van groot belang een verstoring van het plan te voorkomen of te beperken.
Aan het einde van de planperiode (begin met een halve of hele dag, later een langere tijd) moet nagegaan worden in hoeverre plan en werkelijkheid achteraf kloppen. Het belang van dit evalueren is het leereffect ervan. Tevens vormt de oude opzet mede de basis voor het volgende prioriteitenplan, dat na opgedane praktijkervaring veelal vereenvoudigd kan worden, soms tot de grootte van een visitekaartje of een gele kleine memo. Ook is een onderverdeling naar soort activiteit praktisch.
Een veel gebruikte methode hierbij is:
Æ Telefoon ..................
Æ Schrijfwerk ..................
Æ Overleg met .................. over .............
Æ Vergaderen ..................
Æ ?................. ……………..
Mogelijkheden voor het wegnemen van oorzaken die het werken
volgens een prioriteitenplan bemoeilijken, zijn in eerste aanleg goed zelf te
bedenken. Het oplossen van de verstoring bestaat soms uit verscheidene acties.
Er moet gewerkt worden aan deeloplossingen, omdat opheffing van een probleem
vaak een proces met meerdere aspecten is. Verbeteringen worden in de praktijk veelal slechts met kleine vorderingen
bereikt.
Enkele veel voorkomende oorzaken van een falend prioriteitenplan zijn:
Æ Te gunstige schatting van de nodige tijd voor
de diverse activiteiten;
Enthousiasme en optimisme leiden vaak tot te korte doorlooptijden; een proef
wijst de weg naar betrouwbaarder tijden. Een belangrijk advies is:
bewerkstellig haalbare doelen, vermijd perfectionisme en besef dat gestage
arbeid bij een grof plan effectiever is dan iets doen op het laatste nippertje.
Æ Het vereiste kwaliteitsniveau komt niet overeen met de beschikbare tijd;
Æ De capaciteit om de activiteiten uit te voeren is onvoldoende;
Æ Er is geen reserveruimte in het plan opgenomen.
Ga voor het oplossen van belemmerende oorzaken ook zeker het overleg met de opdrachtgever of de baas niet uit de weg. Bereid dat dan wel systematisch en gedetailleerd voor om een optimaal resultaat te bereiken (Zie: “Communicatie” en “Onderhandelen” .)
Ten slotte:
Besteed aan het einde van elke werkdag 5 minuten aan het noteren van enkele prioriteiten:
“Dat ga ik morgen zeker doen.”
Het is handig dit bijvoorbeeld met steekwoorden aan te geven op een kartonnetje ter grootte van een visitekaartje, dat je bij je draagt.
Spendeer vergelijkbaar elke week enige tijd aan het programma van de volgende week.
Deze systematiek is uitermate bruikbaar gebleken.
Een realistisch plan geeft rust. Dat geldt zeker ook voor het aanleren en inslijpen van deze methode.
Werk bijvoorbeeld een week met het hiervoor genoemde visitekaartje voor enkele karweitjes om ervaring op te
doen.
Spreek daarna met jezelf af wanneer je tijd vrijmaakt voor de hiervoor genoemde
eerste drie stappen. Ga daarna de stappen vier en vijf uitvoeren.
Pittige spreuken:
Indien tijd geld is, leeft iedereen boven zijn stand. (Ludwig Fulda)
Elke dag een half uur voor korte karweitjes voorkomt veel stress. (Plume)
De tijd gaat snel, gebruik haar wel. ( N.N.)
Verloren tijd vind je nooit terug. (Benjamin Franklin)
Literatuur: SISO-nummer
367.7 (Bibliotheek rubricering)
* Schat, het wordt wat later – Phil H. Kleingeld – ISBN
90 246 4793 2
* “The time trap” – Meer doen in minder tijd – R.A. Mackenzie
– ISBN 90 14 013119 X
Jongste revisiedatum 23-4-2019